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关于开展西安音乐学院本科教学档案整理工作的通知
2016年12月15日 14:58  点击:[]

 

各院、系、处、部(室):

 

根据《关于开展普通高等学校本科教学工作审核评估的通知》(陕教高办〔201632号)的要求,教学档案作为审核评估三种重要材料之一,将接受专家组的查阅。为了进一步加强教学档案的管理,充分发挥教学档案在教学工作中的作用,经学院研究,决定开展西安学院本科教学档案的整理工作。现将有关事宜通知如下:

 

一、整理对象

 

我院现有担任本科教学任务的院、系及相关职能部门的教学档案。包括:人事处、教务处、科研处、艺术实践管理处、学工处、团委、招生办、后勤处、音教学院、现代音乐学院、音乐学系、作曲系、声乐系、管弦系、钢琴系、民乐系、舞蹈系、视唱练耳教研室、基础部、图书馆、现代教育技术与网络信息中心等。

 

二、整理原则

 

1、提高认识。教学档案是高等学校在教学运行、教学研究、教学管理等活动中直接形成的对学生、教师、学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。各教学单位部门和部门应提高对教学档案重要性的认识,这是做好此项工作的前提。

 

2、执行规定。本次教学档案的整理工作,应按照教育部和国家档案局公布的《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)和《高等学校教学文件材料归档范围》([87]教办字016号)的相关规定严格执行。

 

3、务实工作。本次教学档案整理工作的头绪较多,各教学单位和部门应投入一定的人力、物力和财力,秉承实事求是、精益求精的原则,坚持材料的真实性、有效性和准确性,坚决反对凭空捏造、弄虚作假的行为。

 

三、整理范围

 

教学档案涉及教学工作的各个方面,范围广泛,内容丰富,根据我院本科教学实际情况,现将其归纳为文件制度、招生信息、学生与教师信息、教学条件、学科建设、教学过程、教学管理与质量监控、培养质量等,共计8种类型、26个项目和150余份材料(参见附件1)。

 

四、整理要求

 

1、档案管理。各单位和部门应有一名分管教学档案的负责人,并配备专(兼)职教学档案管理人员,统一管理本单位或部门的教学档案。

 

2、档案立卷。一般按学年分学期立卷,并编制目录,案卷标题要确切,能够反映卷内材料内容,卷内材料要逐件登记在目录上,并逐页编号(参见附件2)。

 

3、档案归档。归档范围包括8种类型的项目和材料,归档重点是我院教学工作中形成的各种载体形式的文件材料(参见附件3、附件4)。

 

4、档案保管。应按学院日常管理规定存放,案卷排架应按档号顺序排列在档案柜内,保持房内清洁卫生,并配备消防器材,确保档案安全。

 

五、整理程序及时间

 

1、收集阶段(20161231日前完成)。各单位和部门应根据文件要求,落实教学档案的管理人员、存放设施和相关经费,全面启动教学档案的收集工作。

 

2、整理阶段(2017115日前完成)。各单位和部门在收集阶段的基础上,对各种文件材料的原始性、价值性进行鉴别,做好整理、分类、编号等工作。

 

3、归档阶段(2017310日前完成)。各单位和部门在整理阶段的基础上,按照类型项目材料的顺序对各种文件材料进行装盒入库,完成教学档案的归档工作。

 

教学档案整理是一项复杂而系统的工程,各部门和单位应引起高度重视,及时组织力量在规定的时间内完成此项工作,评估办将会同有关部门对全校教学档案进行综合检查。

 

特此通知。

 

 

 

   附件:1、西安音乐学院本科教学档案整理目录.docx

       2、西安音乐学院本科教学档案整理目录模板.docx

       3、西安音乐学院本科教学档案整理装盒要求.docx

       4、西安音乐学院本科教学档案材料盒标签模板.docx

 

 

 

 

 

                       西安音乐学院评估办

 

                                                               20161215

 

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